AIを、実際の仕事でどう使うか。
業種と課題から、AI活用のヒントを探せます。技術の説明ではなく、仕事をどう進めるかに絞っています。
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日報を1枚にまとめている現場ほど、書き終わりません
現場の作業日報に時間がかかるのは、文章力でも項目の多さでもありません。1枚の中に社内・元請・翌日の自分という3人の読み手が混ざっているためです。書き手は行ごとに宛先を切り替えており、そこで手が止まります。素材を一度書き、宛先ごとに配り分ける順番を示します。
顧問先への報告書、資格が要るのは何行ですか
顧問先への報告書に時間がかかるのは、文章力でも様式でもありません。1本の文書に、制度の説明・顧問先の数字・専門家の判断・次にやることの4つが混ざっており、有資格者にしか書けないのはそのうち1つだけだからです。層を分けて、判断に時間を戻す順番を示します。
保護者への連絡文から、教室の約束を切り離す書き方
塾や教室から保護者に出す連絡文に時間がかかるのは、文章力の問題ではありません。1通の中に、全員に同じことを伝える通知と、振替や費用という教室の約束と、その家庭にだけ書く一文が混ざっているためです。3つを分けて持つ順番を示します。
大浴場は何時までか、誰が答えても同じにできます
滞在中の案内対応が重いのは、質問が多いからではありません。宿が決めたつもりのことが決まりきっておらず、答えを毎回その場で組み立て直しているためです。館内の質問を「決まっていること」と「その日の判断」に分ける手順を示します。
工場の点検記録に、「いつもと違う」を書く欄がありません
点検記録・不具合報告・作業日報の作成に時間がかかるのは、書く速度の問題ではありません。3つの帳票がどれも良否の二択でできており、現場が最初に気づく「いつもと違う」を置く場所がないためです。二択の外に1行を作り、そこから先をAIに振り分けさせる順番を示します。
議事録も週報も、チケットに残らなかったことを書く場所です
開発現場の議事録や週次報告に時間がかかるのは、書く速度の問題ではありません。何をしたかはすでにチケットやコミットに残っており、人が書き直しているのはその翻訳だからです。原文がある部分と無い部分を分け、AIに渡す範囲を決める順番を示します。
配送報告は届いています。荷主に答えられないだけです
荷主からの「いまどこですか」に即答できないのは、報告が足りないからではありません。配送報告は日付とドライバーの単位で残り、問い合わせは荷物の単位で来ます。残っている単位と聞かれる単位がずれているだけです。その合わせ方を示します。
閉店後の3行が無い店ほど、口コミの返信は重くなります
口コミへの返信と問い合わせ対応が重いのは、文章力の問題ではありません。返信に必要な材料が2種類あり、片方は記録しておかないと二度と手に入らないためです。飲食店が閉店後に残す3行と、AIに任せてよい範囲を示します。
商品の問い合わせ、店が決めてよい答えは3つのうち1つです
商品の問い合わせへの返信が重いのは、文章力の問題ではありません。答えの出どころがメーカー・店・在庫の3つに分かれていて、店が自分で決めてよいのは1つだけだからです。仕分けの仕方と、AIに任せてよい範囲を示します。
電話を切ったあと、受付はカルテを探しています
診療所の電話対応が重いのは通話時間ではなく、切ったあとに残る作業が受付に積み上がるためです。予約変更・書類の確認・症状の相談では、通話後にやることがそれぞれ違います。用件を3つに分けて、折り返しを型にする考え方を示します。