議事録も週報も、チケットに残らなかったことを書く場所です

金曜の夕方に、今週やったことを集め直しています

週次の進捗報告を書くとき、最初にやっているのはたいてい報告を書くことではありません。Slackを遡り、チケットの更新履歴を開き、コミットログを眺めて、今週何が起きたかを思い出す作業です。1週間ぶんで20〜30分、報告そのものを書く時間を足すと1時間近くになります（試算）。

同じことが、他の記録でも起きています。会議のあとに録音を聞き直して議事録を整える。設計書を更新しようとして、まず現状の実装を読み直す。どれも「書く前に、材料を集め直す」ところから始まっています。

この作業は、開発の時間から直接引かれます。事務作業が嫌なのではなく、その分だけ手を動かす時間が減るのが困る、というのがこの立場の実感だと思います。

ツールはもう入れている。それでも減っていない

この分野は、生成AIがもっとも早く入った場所です。総務省の調査では、業務でAIを使用している企業のうち47.3%が「資料作成・分析・議事録作成などの事務作業」に使っていると答えています（総務省『令和7年版 情報通信白書』図表Ⅰ-1-2-14。出典は末尾）。

文字起こしの精度に不満がある人は、もうほとんどいないはずです。会議を録れば、テキストは出てきます。要約も出てきます。それでも、そのあと自分で書き直しています。

減らない理由は、精度ではありません。記録のうちどこがAIに向いていて、どこが向いていないかを分けずに、まとめて渡しているからです。この2つは、混ぜて渡すと片方が壊れます。

開発の記録は、原文がある側と無い側に割れます

議事録、週次報告、社内ドキュメント。作業としては別物ですが、中身を「その情報の原文がどこにあるか」で見ると、どれも同じ2段に割れます。

上の段は、機械側にすでに書いてあります。誰が何をいつ完了させたかは、チケットの状態遷移とコミットの履歴に残っています。人がやっているのは、それを読み手に通じる言葉へ言い換える作業です。「#482 をマージ」を「請求書のPDF出力が動くようになりました」に直す。これは書く作業ではなく、翻訳です。

下の段には、原文がありません。なぜその実装にしたのか、いま何で止まっているのか、相手に何を決めてほしいのか。チケットのステータスは「進行中」としか言いません。止まっている理由は、そこには入っていません。

要約が効くのは、原文がある側だけです

生成AIの要約は、原文を短くする処理です。だから上の段では、そのまま効きます。コミット40件を機能単位の5行にまとめるのは、人がやるより速く、精度も安定します。

問題は下の段です。原文が無いところで要約を求められると、生成AIは「無い」とは言わず、あるように書きます。会議の文字起こしから議事録を作らせると、きれいな決定事項のリストが出てきます。そして、40分揉めて決まらなかった論点は、そこに現れません。決まらなかったことは発言としては存在しても、決定としては存在しないからです。

ここが厄介なのは、消えたことが、出力からは見えない点です。空欄になっていれば気づけますが、出てくるのは体裁の整った議事録です。読み返しても違和感がありません。気づくのは3か月後、「あれ、これ決まってましたっけ」と誰かが言ったときです。

週次報告でも同じことが起きます。チケット一覧から報告を作らせると、進んだものが並びます。止まっているものは、止まっていると書かれないまま「進行中」として並びます。報告の読み手がいちばん知りたい行が、いちばん出てこない行になります。

書く前に、原文の所在で仕分けます

やることは、順番を1つ変えるだけです。記録を書き始める前に、その項目の原文がどこにあるかで、2つに分けます。

仕分けの基準は1つで足ります。「これはチケットかコミットを見れば分かるか」。分かるなら、人は書きません。分からないなら、人しか書けません。

人が書くのは、3行だけです

原文が無い側を並べると、実際には3種類しかありません。項目名を決めておくと、毎回ゼロから考えずに済みます。

この3つを先に書いてから、上の段をAIに作らせます。逆にすると、出来上がった報告を読み直しながら「足りないところ」を探すことになり、また集め直しが始まります。

■ 今週完了したこと ← チケットとPRから生成（人は書かない）
・請求書のPDF出力（#482）
・ログイン失敗時のエラー表示を修正（#496）
・明細CSVの取込（#501 レビュー中）

■ 止まっていること ← 人が書く
・#501 は、明細CSVの文字コードが客先で未確定のため止まっています

■ この判断にした理由 ← 人が書く
・請求書PDFは外部ライブラリを使わず自前で組みました。客先の環境にフォントを追加できないためです

■ 決めてほしいこと ← 人が書く
・文字コードの確認を9月5日までに取れるか。取れない場合、来週は #503 を先に着手します

人が書いたのは3行です。上の一覧は、チケットの完了状態から機械的に作れます。そして読み手が実際に反応するのは、下の3行だけです。

任せる範囲と、空欄で返させる指示

渡してよい範囲は、原文があるかどうかで決まります。判断が要らず、材料が手元にあるものだけです。

とくに最後の1つは落としやすい部分です。文字起こしから抜き出せるのは「決定事項らしく聞こえた発言」であって、決定ではありません。会議の場では方向として口にしただけのことが、議事録では決定として並びます。それを配ると、決まっていないことが決まったことになって回り始めます。

そのうえで、指示にはもう1行足します。原文に無い項目は、埋めずに空欄で返させます。

どこまでチケットに残っているかは、チームによって変わります

ここまでは、どのチームでも同じように考えられる部分です。実際に運用に載せる段になると、自分たちで決めることが出てきます。

• チケットの粒度が、原文として足りているか。1チケットが「◯◯機能」のように大きいと、翻訳の材料になりません。粒度を変えるのか、コミットメッセージ側で補うのかを決めることになります
• どこまでを社外に出してよいか。客先へ出す報告に、社内の議論や未確定の情報をそのまま載せるわけにはいきません。生成AIに渡す情報そのものにも制約があります（IPA『テキスト生成AIの導入・運用ガイドライン』。出典は末尾）
• 翻訳を誰がやるか。PMがまとめて回すのか、各メンバーが自分の分を出すのかで、必要な手間の置き場所が変わります
• 既存のツール構成のどこに置くか。チケット管理、チャット、ドキュメントが別々のサービスに分かれているほど、材料を1か所に集める工程が必要になります
• 社内ドキュメントを、いつ誰が更新するか。週次報告と議事録は出す機会が決まっていますが、設計書や手順書には締切がありません。この3つ目だけは、別に運用を決める必要があります

チームの人数、チケットの使い方、客先との関係によって答えが変わります。汎用の手順で書けるのはここまでで、最後の一歩は自分たちの環境に当てはめないと埋まりません。

よくある質問

AI議事録ツールを入れたのに、議事録を書く時間が減らないのはなぜですか

文字起こしと要約が担当しているのは、会議で「言われたこと」の圧縮までだからです。議事録として本当に必要なのは、決まらなかった論点、持ち帰った宿題、次に誰が動くかで、これらは発言としては存在しても、決定としては原文がありません。要約はそこを空欄にせず、体裁の整った決定事項として書いてしまうため、人が読み直して直すことになります。

週次報告は、チケットの一覧をそのまま貼れば済むのではないですか

読み手が知りたいことが載らないため、済みません。チケット一覧が示すのは進んだものであり、止まっているものは「進行中」として同じ見た目で並びます。報告の読み手は「自分が決めることがあるか」を探して読んでいるので、止まっている原因と、決めてほしいことと期限が無い報告は、読まれずに終わります。

生成AIに議事録や週報を書かせてはいけないのですか

原文がある部分は任せて構いません。完了したチケットやコミットを機能の名前に言い換える、同じ話題のコミットをまとめる、前回との差分を並べる——ここは判断が要らず、材料も手元にあるため、人がやるより速く安定します。任せないのは、止まっている原因、その判断にした理由、決めてほしいことの3つと、決定事項の候補を決定として確定させる判断です。

「なぜそうしたか」は、コードのコメントやPRに書けばいいのではないですか

書いてあれば、それが原文になるので構いません。実際にはPRの説明欄は「何を変えたか」で埋まりやすく、選ばなかった案や、その制約がどこから来たのかまでは残らないことが多くなります。判断の理由がどこかに1か所でも残っていれば、記録づくりのときにそこから引けます。残っていないなら、書く人の頭の中にしかありません。

チケットの粒度が粗くても、この方法は使えますか

粗いほど、翻訳できる範囲が狭くなります。1チケットが「請求機能」のような単位だと、そこから読み取れるのは着手中かどうかだけで、報告に使える材料になりません。その場合は、チケットの粒度を細かくするか、コミットメッセージやPRの説明を材料として使うかのどちらかになります。どちらが現実的かは、チームの人数と、いま使っているツールの構成によって変わります。

本記事の時間（集め直しに20〜30分、報告全体で1時間、3か月後）は、構造を説明するために置いた試算であり、実測値ではありません。チームの人数、開発の進め方、報告先によって大きく変わります。週次報告の作例は作例で、実在のプロジェクトのものではありません。チケット管理ツールやAI議事録ツールの推奨は行っていません。生成AIの挙動は、利用するサービス、モデル、指示文によって異なります。社外への情報の取り扱いについては、自社の規程と、利用しているサービスの利用規約をご確認ください。

参考：

• 令和7年版 情報通信白書「企業におけるAI利用の現状」（総務省）
• テキスト生成AIの導入・運用ガイドライン（IPA 独立行政法人情報処理推進機構）