報告書を書く時間より、材料を集める時間のほうが長い。
日報・週報・月次報告。フォーマットは決まっているのに、毎回そこそこの時間がかかる。その原因は、文章を書くことよりも、書くための材料を集めて整えるところにあります。
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- 約1分
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こんな状態になっていませんか
報告書のために、複数のファイルを開いて数字を集めている
販売実績、勤怠、作業記録。別々の場所にある数字を、報告のたびに集め直しています。
先月の報告書をコピーして、書き換えて使っている
前回分をひな型にするため、直し忘れた記述がそのまま残ることがあります。
報告の締切前に、決まって残業が発生する
月末・週明けなど、特定のタイミングに作業が集中しています。
書く人によって、書き方と粒度がばらつく
読む側が毎回読み方を変えなければならず、比較しづらくなっています。
なぜ報告書の作成が重くなるのか
報告書づくりは、実際には3つの作業が合わさっています。材料を集めること、数字を整えること、文章にまとめること。このうち時間を取っているのは、多くの場合ひとつめとふたつめです。文章を書く時間は、体感よりずっと短いことがほとんどです。
さらに、報告書には「今回何が変わったか」を説明する役割があります。単に数字を並べるだけでは足りず、前回との差や、その理由を人が考える必要があります。この部分は本来いちばん価値のある作業ですが、材料集めに時間を使い切ってしまい、十分な時間が残らないという逆転が起きがちです。
効率化の狙いどころは、文章を書く部分ではなく、その手前の準備を短くすることです。
改善できるポイント
すべてを機械に任せるという意味ではありません。工程ごとに、任せられる部分と、人が確認したほうがよい部分を分けて考えます。
STEP 1
材料集め
報告に必要な数字の取得元を決めておき、毎回同じ形で集められるようにします。
人が確認する部分：集計元のファイルが差し替わった月は、取得元が正しいかを人が確認します。
STEP 2
整形
決まった単位・並び・期間へ自動でそろえます。手作業の加工を減らします。
人が確認する部分：イレギュラーな期間（決算、長期休暇明けなど）は人が扱いを決めます。
STEP 3
下書き
集まった数字をもとに、報告書の下書きを用意します。書き出しと定型の説明部分の入力を省けます。
人が確認する部分：下書きはあくまで素材です。原因の説明や今後の対応は、状況を知っている人が必ず自分の言葉で書きます。
STEP 4
見直し
前回からの変化が大きい項目を先に示し、確認すべき箇所から読めるようにします。
人が確認する部分：数字の解釈と、報告してよいかどうかの判断は人が行います。
AILMIRAでできること
約1分の無料診断で、いまの報告業務のどこに時間がかかっているかを整理します。材料集め・整形・執筆のどこが重いのかによって、打ち手はまったく変わります。
文章の下書きだけを先に試したい場合は、AIビジネス文章作成もご利用いただけます。報告書そのものの流れを見直したい場合は、ご相談として現在の作成手順をお送りください。
業務で使える書式は無料テンプレート一覧でも配布しています。
まず何から始めるか
- 1
いちばん頻度の高い報告書を1つ選びます。日報のように毎日出るものは効果が見えやすくなります。
- 2
その報告書を1回作るのにかかっている時間を、材料集め・整形・執筆に分けて測ります。
- 3
無料診断で、どの工程から手を付けるべきかを確認します。
- 4
1か月試して、実際に時間が減ったかを同じ方法で測り直します。