毎週やっているその作業は、来週もやりますか。
手順が決まっていて、判断がほとんど要らず、それでも毎回人がやっている作業。こうした仕事は一つひとつは短くても、合計すると担当者の時間の多くを占めています。
- 診断は無料
- 約1分
- その場で料金は発生しません
こんな状態になっていませんか
毎週決まった曜日に、決まったファイルを開いている
手順書がなくても体が覚えている、という状態の作業です。
作業手順が、担当者の記憶の中にしかない
引き継ぎのたびに口頭で伝えており、抜けが起きやすくなっています。
「これ、意味あるんだっけ」と思いながら続けている作業がある
始めた理由が分からなくなっているのに、止める判断ができずに残っています。
月末・締め日にだけ、極端に忙しくなる
作業が特定の日に集中し、その週だけ残業が発生しています。
なぜ繰り返し作業がなくならないのか
繰り返し作業が残り続けるのは、一つひとつが短いからです。5分の作業を止めるために30分考えるのは割に合わない、と感じられてしまいます。ところが週5回・年間で見ると相当な時間になり、しかもその時間は記録に残らないため、改善の対象として上がってきません。
もうひとつの理由は、作業の目的が引き継がれていないことです。何のためにやっているのかが分からないと、やめてよいのか、形を変えてよいのかを誰も判断できません。結果として、そのままの形で続けるのが最も安全な選択になります。
自動化の前に必要なのは、対象の作業を書き出し、目的と頻度をはっきりさせることです。
改善できるポイント
すべてを機械に任せるという意味ではありません。工程ごとに、任せられる部分と、人が確認したほうがよい部分を分けて考えます。
STEP 1
洗い出し
繰り返している作業を、頻度と1回あたりの時間とともに一覧にします。ここで初めて優先順位が付けられます。
人が確認する部分：そもそも不要な作業が混ざっていることがあります。やめる判断は人が行います。
STEP 2
手順の明文化
記憶で行っている手順を、誰が読んでも同じ結果になる形に書き出します。
人が確認する部分：例外処理（イレギュラーな依頼、締切がずれる月）は、必ず人の判断として残します。
STEP 3
自動化
判断がほとんど要らない工程から順に自動化します。すべてを一度に置き換えず、一部だけを任せる形から始めます。
人が確認する部分：自動で処理した結果を人が見られる状態を必ず残します。見えない自動化は作りません。
STEP 4
確認
結果が想定どおりかを短時間で確かめられるようにします。
人が確認する部分：想定と違う結果が出たときに、自動処理を止められる手段を用意します。
AILMIRAでできること
約1分の無料診断で、いま繰り返している作業のうち、どれが自動化に向いているかを整理します。判断の量が多い作業は、無理に自動化しないほうがよい場合もあります。その切り分けからご案内します。
複数の作業が絡み合っていて順番を決めにくい場合は、現状をご相談としてお送りください。どこから着手すると影響が小さいかをご提案します。
業務で使える書式は無料テンプレート一覧でも配布しています。
まず何から始めるか
- 1
1週間、繰り返し作業をやるたびに名前と所要時間をメモします。記録がないと判断できません。
- 2
頻度が高く、判断がほとんど要らないものを1つ選びます。
- 3
無料診断で、その作業を自動化できるか、まず手順の整理からかを確認します。
- 4
1つ終わってから次に進みます。同時に複数を変えると、効果も原因も分からなくなります。