毎週やっているその作業は、来週もやりますか。
手順が決まっていて、判断がほとんど要らず、それでも毎回人がやっている作業。こうした仕事は一つひとつは短くても、合計すると担当者の時間の多くを占めています。
- 診断は無料
- 約1分
- その場で料金は発生しません
こんな状態になっていませんか
毎週決まった曜日に、決まったファイルを開いている
手順書がなくても体が覚えている、という状態の作業です。
作業手順が、担当者の記憶の中にしかない
引き継ぎのたびに口頭で伝えており、抜けが起きやすくなっています。
「これ、意味あるんだっけ」と思いながら続けている作業がある
始めた理由が分からなくなっているのに、止める判断ができずに残っています。
月末・締め日にだけ、極端に忙しくなる
作業が特定の日に集中し、その週だけ残業が発生しています。
なぜ繰り返し作業がなくならないのか
繰り返し作業が残り続けるのは、一つひとつが短いからです。5分の作業を止めるために30分考えるのは割に合わない、と感じられてしまいます。ところが週5回・年間で見ると相当な時間になり、しかもその時間は記録に残らないため、改善の対象として上がってきません。
もうひとつの理由は、作業の目的が引き継がれていないことです。何のためにやっているのかが分からないと、やめてよいのか、形を変えてよいのかを誰も判断できません。結果として、そのままの形で続けるのが最も安全な選択になります。
自動化の前に必要なのは、対象の作業を書き出し、目的と頻度をはっきりさせることです。
工程ごとに、任せる部分と人が見る部分を分ける。
すべてを機械に任せるという意味ではありません。工程ごとに、任せられる部分と、人が確認したほうがよい部分を分けて考えます。
洗い出し
任せる部分繰り返している作業を、頻度と1回あたりの時間とともに一覧にします。ここで初めて優先順位が付けられます。
人が確認する部分そもそも不要な作業が混ざっていることがあります。やめる判断は人が行います。
手順の明文化
任せる部分記憶で行っている手順を、誰が読んでも同じ結果になる形に書き出します。
人が確認する部分例外処理（イレギュラーな依頼、締切がずれる月）は、必ず人の判断として残します。
自動化
任せる部分判断がほとんど要らない工程から順に自動化します。すべてを一度に置き換えず、一部だけを任せる形から始めます。
人が確認する部分自動で処理した結果を人が見られる状態を必ず残します。見えない自動化は作りません。
確認
任せる部分結果が想定どおりかを短時間で確かめられるようにします。
人が確認する部分想定と違う結果が出たときに、自動処理を止められる手段を用意します。
自分の場合どこから手を付けるべきかは、約1分の無料診断で整理できます。
無料診断を試すAILMIRAでできること
約1分の無料診断で、いま繰り返している作業のうち、どれが自動化に向いているかを整理します。判断の量が多い作業は、無理に自動化しないほうがよい場合もあります。その切り分けからご案内します。
複数の作業が絡み合っていて順番を決めにくい場合は、現状をご相談としてお送りください。どこから着手すると影響が小さいかをご提案します。
業務で使える書式は無料テンプレート一覧でも配布しています。
まず何から始めるか
1週間、繰り返し作業をやるたびに名前と所要時間をメモします。記録がないと判断できません。
頻度が高く、判断がほとんど要らないものを1つ選びます。
無料診断で、その作業を自動化できるか、まず手順の整理からかを確認します。
1つ終わってから次に進みます。同時に複数を変えると、効果も原因も分からなくなります。
どちらも費用はかかりません。診断の結果をふまえて、そのままご相談いただくこともできます。 お送りいただいた内容は、ご相談への対応のためにのみ利用します。