会議は終わったのに、仕事が終わらない。
議事録を清書し、決まったことを整理し、担当者へ連絡する。会議そのものより、終わったあとの作業のほうが負担になっていることがあります。
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- 約1分
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こんな状態になっていませんか
会議中のメモを、後から清書し直している
その場では走り書きしかできず、記憶が新しいうちにまとめ直す時間が別途必要になっています。
決定事項と検討中の話が、記録の上で混ざっている
後から読んだ人が「これは決まったことなのか」を判断できません。
誰が何をいつまでにやるのかが、議事録から拾えない
宿題が本文に埋もれ、次の会議で「あれはどうなりましたか」から始まります。
議事録を出すのが数日後になる
出るころには内容が古くなり、読まれなくなっていきます。
なぜ議事録が負担になるのか
議事録が重くなるのは、書き起こしの量が多いからだけではありません。会議中の発言には、決まったこと・保留になったこと・単なる感想が混ざっています。それを後から仕分けする作業が、実際の負担の中心です。仕分けは会議の文脈を知っている人にしかできないため、参加者本人の時間を使うことになります。
もうひとつの理由は、議事録の目的が場面によって違うことです。記録として残すためのものと、次の行動を確認するためのものでは、必要な粒度が異なります。両方を1つの文書で満たそうとすると、どちらとしても中途半端になり、書く側の判断も増えます。
したがって効率化の要点は、書き起こしを速くすることよりも、仕分けと形式を決めておくことです。
工程ごとに、任せる部分と人が見る部分を分ける。
すべてを機械に任せるという意味ではありません。工程ごとに、任せられる部分と、人が確認したほうがよい部分を分けて考えます。
書き起こし
任せる部分会議中のメモや録音から、発言の要点を文章として整えた下書きを用意します。
人が確認する部分発言の意図を取り違えていないか、参加者本人が必ず確認します。特に否定・条件付きの発言は誤って要約されやすい部分です。
仕分け
任せる部分決定事項・保留・宿題を分けた形で下書きを構成します。読む側が探さずに済みます。
人が確認する部分「決定」として記録してよいかどうかは、必ず人が判断します。自動では確定させません。
宿題の抽出
任せる部分担当者と期限が話に出た箇所を拾い出し、一覧の候補として示します。
人が確認する部分担当と期限の確定は会議の場か、責任者の確認をもって行います。
共有
任せる部分決まった形式で整えるため、会議ごとに書式を考え直す必要がなくなります。
人が確認する部分社外へ出す議事録は、記載してよい範囲を人が確認してから共有します。
自分の場合どこから手を付けるべきかは、約1分の無料診断で整理できます。
無料診断を試すAILMIRAでできること
約1分の無料診断で、会議まわりのどこに時間がかかっているかを整理します。書き起こしが重いのか、仕分けが重いのか、共有後の追いかけが重いのかで、必要な打ち手は変わります。
議事録の文面そのものを整えたい場合は、AIビジネス文章作成もご利用いただけます。会議の運用ごと見直したい場合は、現在の進め方をご相談としてお送りください。
業務で使える書式は無料テンプレート一覧でも配布しています。
まず何から始めるか
定例会議を1つ選びます。参加者が固定で、頻度が高いものが向いています。
その会議で本当に必要な記録は何かを決めます。全発言か、決定と宿題だけか。ここを決めないと効率化できません。
無料診断で、書き起こし・仕分け・共有のどこから改善すべきかを確認します。
1か月分の議事録を新しい形式で運用し、読む側から見て探しやすくなったかを確かめます。
どちらも費用はかかりません。診断の結果をふまえて、そのままご相談いただくこともできます。 お送りいただいた内容は、ご相談への対応のためにのみ利用します。