同じ内容を、もう一度打ち直していませんか。
紙・PDF・メールに書かれている内容を、担当者がExcelへ手で入力し直す。この「転記」は、一度覚えれば誰でもできる代わりに、毎日確実に時間を奪い続けます。
- 診断は無料
- 約1分
- その場で料金は発生しません
こんな状態になっていませんか
届いた書類を見ながら、Excelへ打ち直している
FAX・PDF・写真で受け取った注文書や報告書を、担当者が画面を並べて1項目ずつ入力している状態です。
同じ数字を、複数のファイルへ入れ直している
現場の記録表、集計用ブック、報告用の資料。同じ数字が3か所に手で書き写されていることがあります。
入力した後に、必ず目視で照合している
打ち間違いが怖いので、入力より確認のほうに時間がかかっている、という状態も珍しくありません。
担当者が休むと、その日の入力が止まる
手順が人の頭の中にあるため、代わりの人がすぐに引き継げません。
なぜ転記に時間がかかるのか
転記が遅いのは、入力の速さの問題ではありません。時間を取っているのは、その前後にある「読み取る」「探す」「照合する」という作業です。どの欄がどの項目に対応するのかを毎回頭の中で対応付け、書式が違えば例外として扱い、入力後にもう一度見比べる。この往復が1件あたり数分ずつ積み上がります。
また、書類の形式が送り主ごとに違うことも大きな要因です。同じ「注文書」でも、項目の並び・単位・日付の書き方が揃っていなければ、機械的な処理は成立しません。結果として「人が見て判断するしかない」状態が固定されます。
つまり削るべきは入力そのものではなく、読み取りと対応付けと照合の手間です。
改善できるポイント
すべてを機械に任せるという意味ではありません。工程ごとに、任せられる部分と、人が確認したほうがよい部分を分けて考えます。
STEP 1
読み取り
PDFや画像に書かれた項目を、決まった形式のデータとして取り出せるようにします。人が目で探す工程を減らします。
人が確認する部分：読み取り結果をそのまま確定させず、金額・数量・日付など影響の大きい項目は人が確認できる画面を必ず残します。
STEP 2
対応付け
送り主ごとに異なる項目名を、自社の台帳の項目へ揃えるルールを持たせます。例外の書式だけを人が扱う形にします。
人が確認する部分：新しい取引先の書式が来たときは、自動で推測させず、最初の1件を人が対応付けます。
STEP 3
転記
確定したデータを、必要なファイル・シートへまとめて反映します。同じ数字を何度も打ち直す必要がなくなります。
人が確認する部分：反映先が複数ある場合は、どこへ書き込んだかを一覧で確認できるようにします。
STEP 4
照合
元の書類と入力結果の差分だけを表示し、全件を目視する必要をなくします。
人が確認する部分：差分が出た件は必ず人が判断します。自動で上書きしません。
AILMIRAでできること
まずは約1分の無料診断で、いまの転記作業のどこに時間がかかっているかを整理します。作業の種類と量をお答えいただくと、自動化しやすい工程と、当面は人が担当したほうがよい工程を切り分けてご提示します。
「この書式でも読み取れるのか」「うちの台帳の形に合わせられるのか」といった個別の条件については、ご相談として内容をお送りいただければ、実現できる範囲と進め方をご案内します。
業務で使える書式は無料テンプレート一覧でも配布しています。
まず何から始めるか
- 1
転記が発生している業務を、まず1つだけ選びます。件数が多く、書式が比較的そろっているものが向いています。
- 2
その業務の1件あたりの所要時間と、1か月あたりの件数を数えます。ここで初めて削減の効果が見積もれます。
- 3
無料診断で、その業務のどの工程を自動化できるかを確認します。
- 4
小さく試して結果を見てから、対象を広げます。最初から全部門へ広げないでください。