その資料、探すのに何分かかっていますか。
必要なファイルはたしかに社内にある。ただ、どのフォルダの、どの版なのかが分からない。探す時間は記録に残らないため、負担として認識されにくい作業です。
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- 約1分
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こんな状態になっていませんか
ファイル名に日付や「最新」「最終」が並んでいる
どれが本当に有効な版なのか、開いて中身を見るまで判断できません。
資料の置き場所を、担当者に聞いて教えてもらっている
探す人と聞かれる人の両方の時間が使われています。
PDFの中身までは検索できていない
ファイル名では見つからず、心当たりのある資料を順番に開いて確認しています。
同じ資料が複数の場所に置かれている
どちらを直せばよいか分からず、更新が片方だけに反映されることがあります。
なぜ資料探しに時間がかかるのか
探す時間が長いのは、検索機能が弱いからだけではありません。多くの場合、原因は「その資料が何であるか」がファイルの外側に書かれていないことにあります。人はファイル名とフォルダ名だけを手がかりに探しますが、実際に必要な情報は中身にしか書かれていません。そのため、開いて確かめるという一番遅い方法が繰り返されます。
版が分からなくなるのも同じ理由です。どれが有効かという情報が、ファイル名の慣習に頼って管理されているため、人によって付け方が変わると成立しなくなります。
改善の方向は、探し方を速くすることと、そもそも探さなくてよい状態に近づけることの両方です。
工程ごとに、任せる部分と人が見る部分を分ける。
すべてを機械に任せるという意味ではありません。工程ごとに、任せられる部分と、人が確認したほうがよい部分を分けて考えます。
中身の把握
任せる部分ExcelやPDFの中身から、その資料が何についてのものかを取り出せるようにします。ファイル名に頼らず探せるようになります。
人が確認する部分取り出した内容が正しいかは、重要な資料についてはあらかじめ人が確認します。
探索
任せる部分「どの取引先の、いつの、何の資料か」といった条件で候補を絞れるようにします。
人が確認する部分候補の中からどれを使うかは人が選びます。自動で1件に確定させません。
版の判別
任せる部分同じ内容の資料が複数ある場合に、更新日と差分を並べて示します。
人が確認する部分どれを正とするかの判断は、必ず責任者が行います。
置き場所の整理
任せる部分よく探される資料から順に、置き場所と名前の付け方を決め直します。
人が確認する部分アクセス範囲を変えるときは、閲覧してよい相手かどうかを人が確認します。
自分の場合どこから手を付けるべきかは、約1分の無料診断で整理できます。
無料診断を試すAILMIRAでできること
約1分の無料診断で、どの資料を、どのくらいの頻度で探しているかを整理します。探索の改善は対象を広げるほど重くなるため、頻度の高いものから絞り込むことが要点です。
扱う資料に社外秘や個人情報が含まれる場合は、取り扱いの範囲を先に決める必要があります。その点も含めて、ご相談として現状をお送りください。
業務で使える書式は無料テンプレート一覧でも配布しています。
まず何から始めるか
直近1週間で「探した」資料を書き出します。記憶に残っているものだけで構いません。
そのうち、月に何度も探しているものを選びます。改善の効果が出るのはここです。
無料診断で、中身の把握から始めるべきか、置き場所の整理から始めるべきかを確認します。
対象を1種類に絞って試し、探す時間が実際に減ったかを確かめます。
どちらも費用はかかりません。診断の結果をふまえて、そのままご相談いただくこともできます。 お送りいただいた内容は、ご相談への対応のためにのみ利用します。